Trinene i et typisk fakturaflow
Et fakturaflow består normalt af følgende trin:
- Modtagelse. Fakturaen kommer ind — via e-mail, post eller direkte i et digitalt system.
- Registrering. Fakturaen lægges ind i bogføringssystemet, ofte med grundoplysninger som leverandør, beløb og forfaldsdato.
- Kontrol og godkendelse. Nogen kontrollerer, at fakturaen stemmer (rigtig leverandør, rigtigt beløb, levering er sket) og godkender den til betaling.
- Bogføring. Fakturaen bogføres på rigtig konto og koststed.
- Betaling. Fakturaen betales før forfaldsdato.
- Arkivering. Fakturaen opbevares i henhold til bogføringslovens krav.
Hvor det ofte går skævt i mindre virksomheder
Selv med få fakturaer om måneden opstår almindelige problemer:
- Fakturaer ender i forkert indbakke. Hvis flere personer kan modtage fakturaer, men ingen har ansvaret for at videresende dem, risikerer de at blive liggende.
- Uklart hvem der skal godkende. Uden en tydelig rutine for, hvem der godkender hvad, opstår forsinkelser — særligt hvis personen er på ferie eller sygemeldt.
- Forfaldsdatoer bliver overset. Hvis fakturaer ikke er samlet ét sted, er det let at gå glip af, hvornår betaling skal ske, hvilket kan medføre påmindelsesgebyrer.
- Dobbeltbetalinger. Samme faktura kan ved en fejl blive betalt to gange, hvis der ikke findes en tydelig log over, hvad der allerede er behandlet.
- Svært at følge op. Ved årsafslutning eller revision bliver det tidskrævende at rekonstruere, hvem der godkendte hvad og hvornår.
Vil I samle hele fakturaflowet ét sted?
Se hvordan Approvster fungererHvordan et digitalt fakturaflow ændrer processen
Med et digitalt flow samles alle trin ét sted. Fakturaer, der kommer ind via e-mail, kan automatisk lægges ind i systemet uden manuel videresendelse. Den rette person bliver underrettet med det samme, når en faktura venter på godkendelse, og hele historikken — hvem der godkendte, hvornår og hvilket beløb — logges automatisk.
I praksis betyder det:
- Ingen fakturaer forsvinder i indbakker
- Tydeligt overblik over, hvad der venter på godkendelse
- Automatiske påmindelser før forfaldsdato
- Nemmere opfølgning ved årsafslutning eller revision
For mange mindre virksomheder handler det ikke om, at processen var forkert tidligere, men at den blev svær at holde overblik over, i takt med at flere fakturaer og flere personer blev involveret.
Hyppige spørgsmål
Hvor mange fakturaer skal vi have, for at det er værd at digitalisere flowet?+
Der findes ingen eksakt grænse, men allerede ved et tiendetal fakturaer om måneden bliver det svært at have manuelt overblik over, hvad der er godkendt, betalt og arkiveret.
Skal vi skifte bogføringssystem for at digitalisere fakturaflowet?+
Nej — digitale godkendelsesværktøjer kan kobles direkte til eksisterende systemer som e-conomic, så selve bogføringen ikke påvirkes.
Hvem har ansvaret for fakturaflowet i en lille virksomhed?+
Ofte deles ansvaret mellem ejer/direktør og den, der står for økonomien, men i mange virksomheder er ansvaret ikke formelt defineret — hvilket er en almindelig årsag til, at fakturaer falder mellem to stole.