Stegene i en typisk fakturaflyt
En fakturaflyt består normalt av følgende steg:
- Mottak. Fakturaen kommer inn — via e-post, post eller direkte i et digitalt system.
- Registrering. Fakturaen legges inn i regnskapssystemet, ofte med grunnopplysninger som leverandør, beløp og forfallsdato.
- Kontroll og attestasjon. Noen kontrollerer at fakturaen stemmer (riktig leverandør, riktig beløp, levering har skjedd) og godkjenner den for betaling.
- Kontering. Fakturaen bokføres på riktig konto og kostnadssted.
- Betaling. Fakturaen betales før forfallsdato.
- Arkivering. Fakturaen lagres i henhold til bokføringslovens krav.
Hvor det ofte går skjevt i mindre bedrifter
Selv med få fakturaer per måned oppstår vanlige problemer:
- Fakturaer ender opp i feil innboks. Hvis flere personer kan motta fakturaer, men ingen har ansvar for å videresende dem, risikerer de å bli liggende.
- Uklart hvem som skal godkjenne. Uten en tydelig rutine for hvem som attesterer hva, oppstår forsinkelser — særlig hvis personen er på ferie eller sykmeldt.
- Forfallsdatoer blir oversett. Hvis fakturaer ikke er samlet på ett sted, er det lett å gå glipp av når betaling skal skje, noe som kan føre til påminnelsesgebyrer.
- Dobbeltbetalinger. Samme faktura kan ved en feil bli betalt to ganger hvis det ikke finnes en tydelig logg over hva som allerede er behandlet.
- Vanskelig å følge opp. Ved årsoppgjør eller revisjon blir det tidkrevende å rekonstruere hvem som godkjente hva og når.
Vil du samle hele fakturaflyten på ett sted?
Se hvordan Approvster fungererHvordan en digital fakturaflyt endrer prosessen
Med en digital flyt samles alle stegene på ett sted. Fakturaer som kommer inn via e-post kan automatisk legges inn i systemet uten manuell videresending. Riktig person varsles umiddelbart når en faktura venter på godkjenning, og hele historikken — hvem som godkjente, når og hvilket beløp — logges automatisk.
I praksis betyr det:
- Ingen fakturaer forsvinner i innbokser
- Tydelig oversikt over hva som venter på godkjenning
- Automatiske påminnelser før forfallsdato
- Enklere oppfølging ved årsoppgjør eller revisjon
For mange mindre bedrifter handler det ikke om at prosessen var feil tidligere, men at den ble vanskelig å holde oversikt over i takt med at flere fakturaer og flere personer ble involvert.
Vanlige spørsmål
Hvor mange fakturaer må vi ha for at det skal være verdt å digitalisere flyten?+
Det finnes ingen eksakt grense, men allerede ved et titalls fakturaer per måned blir det vanskelig å ha manuell oversikt over hva som er godkjent, betalt og arkivert.
Må vi bytte regnskapssystem for å digitalisere fakturaflyten?+
Nei — digitale godkjenningsverktøy kan kobles direkte til eksisterende systemer som Tripletex, slik at selve bokføringen ikke påvirkes.
Hvem har ansvar for fakturaflyten i en liten bedrift?+
Ofte deles ansvaret mellom eier/daglig leder og den som har ansvar for økonomien, men i mange bedrifter er ansvaret ikke formelt definert — noe som er en vanlig årsak til at fakturaer faller mellom to stoler.