Stegen i ett typiskt fakturaflöde
Ett fakturaflöde består normalt av följande steg:
- Mottagning. Fakturan kommer in — via e-post, post eller direkt i ett digitalt system.
- Registrering. Fakturan läggs in i bokföringssystemet, ofta med grunduppgifter som leverantör, belopp och förfallodatum.
- Granskning och attestering. Någon kontrollerar att fakturan stämmer (rätt leverantör, rätt belopp, leverans har skett) och godkänner den för betalning.
- Kontering. Fakturan bokförs på rätt konto och kostnadsställe.
- Betalning. Fakturan betalas innan förfallodatum.
- Arkivering. Fakturan sparas enligt bokföringslagens krav (normalt 7 år i Sverige).
Var det brukar gå snett i mindre företag
Även med få fakturor per månad uppstår vanliga problem:
- Fakturor hamnar i fel inkorg. Om flera personer kan ta emot fakturor men ingen äger ansvaret för att vidarebefordra dem, riskerar de att bli liggande.
- Otydligt vem som ska godkänna. Utan en tydlig rutin för vem som attesterar vad uppstår förseningar — särskilt om personen är på semester eller sjuk.
- Förfallodatum missas. Om fakturor inte är samlade på ett ställe är det lätt att missa när betalning ska ske, vilket kan leda till påminnelseavgifter.
- Dubbelbetalningar. Samma faktura kan av misstag betalas två gånger om det inte finns en tydlig logg över vad som redan är hanterat.
- Svårt att följa upp. Vid årsbokslut eller revision blir det tidskrävande att rekonstruera vem som godkänt vad och när.
Vill du samla hela fakturaflödet på ett ställe?
Se hur Approvster fungerarHur ett digitalt fakturaflöde förändrar processen
Med ett digitalt flöde samlas alla steg på en plats. Fakturor som kommer in via e-post kan automatiskt hamna i systemet utan manuell vidarebefordran. Rätt person notifieras direkt när en faktura väntar på godkännande, och hela historiken — vem som godkänt, när och vilket belopp — loggas automatiskt.
Det innebär i praktiken:
- Inga fakturor försvinner i inkorgar
- Tydlig överblick över vad som väntar på godkännande
- Automatiska påminnelser innan förfallodatum
- Enklare uppföljning vid bokslut eller revision
För många mindre företag handlar det inte om att processen var fel tidigare, utan att den blev svår att hålla koll på i takt med att fler fakturor och fler personer blev inblandade.
Vanliga frågor
Hur många fakturor behöver vi ha för att det ska vara värt att digitalisera flödet?+
Det finns ingen exakt gräns, men redan vid ett tiotal fakturor per månad blir det svårt att hålla manuell koll på vad som är godkänt, betalt och arkiverat.
Måste vi byta bokföringssystem för att digitalisera fakturaflödet?+
Nej — digitala godkännandeverktyg kan kopplas direkt till befintliga system som Fortnox, så själva bokföringen påverkas inte.
Vem ansvarar för fakturaflödet i ett litet företag?+
Ofta delas ansvaret mellan ägaren/VD och den som sköter ekonomin, men i många bolag är ansvaret inte formellt definierat — vilket är en vanlig orsak till att fakturor faller mellan stolarna.