Leverantörsfakturor från inkorg till bokförd post i Fortnox

Så fungerar Approvster tillsammans med Fortnox

Approvster är inte bara ett godkännandeverktyg. Tillsammans med Fortnox täcker Approvster hela flödet för leverantörsfakturor – fem steg som tar fakturan från inkorgen ända fram till en bokförd post i ditt bokföringssystem. Attesteringen är ett av stegen, det djupaste, men den är en del av kedjan, inte hela den.

Resten av den här guiden går igenom vart och ett av de fem stegen i detalj – hur kopplingen sätts upp, hur fakturan tas emot och tolkas, hur attestflödet fungerar, hur kontering går till och vad som faktiskt händer när fakturan bokförs i Fortnox.

Så kopplar du ihop Approvster och Fortnox

Kopplingen sätts upp med Fortnox egen OAuth-inloggning. En administratör i din organisation startar anslutningen, loggar in hos Fortnox och godkänner att Approvster får arbeta mot kontot. Det tar någon minut och behöver bara göras en gång – därefter förnyas åtkomsten automatiskt i bakgrunden.

Behörigheter som begärs

Approvster ber om åtkomst till fyra områden i Fortnox, precis de som behövs för fakturaflödet och inget mer:

• Företagsinformation – för att hämta och visa vilket Fortnox-bolag som är anslutet.
• Leverantörer – för att matcha och skapa leverantörer.
• Leverantörsfakturor – för att hämta inkommande fakturor och skapa nya.
• Bokföring – för att kunna bokföra den godkända fakturan.

Direkt efter att kopplingen är klar hämtar Approvster din kontoplan från Fortnox, så att du kan kontera fakturor mot dina riktiga konton. Bara administratörer kan koppla eller koppla från integrationen.

Steg 1 – Så tas fakturan emot

En leverantörsfaktura kan nå Approvster på tre sätt. Du kan använda ett, två eller alla tre parallellt.

Via mejl

Varje organisation får en egen inkorgsadress. Vidarebefordra fakturorna dit – eller be leverantören skicka direkt – så plockas PDF-bilagorna upp automatiskt och läggs in som nya fakturor att hantera så fort mejlet kommer in. Kommer ett mejl in utan PDF-bilaga får administratörerna en notis om det, så att inget faller mellan stolarna.

Via uppladdning

Har du en faktura som PDF kan du ladda upp den direkt i Approvster. Den läses av med en gång och blir en faktura att granska på samma sätt som en inmejlad.

Via Fortnox

Kommer fakturorna redan in i Fortnox hämtar Approvster dem därifrån automatiskt. Hämtningen körs som ett schemalagt jobb en gång per dygn, nattetid, för alla anslutna konton.

Vid varje körning hämtar Approvster de obokförda leverantörsfakturorna från Fortnox och läser in detaljerna för var och en. Redan bokförda fakturor lämnas alltså utanför. Dubbletthanteringen bygger på Fortnox eget fakturanummer: innan en faktura läggs in kontrollerar Approvster om samma Fortnox-faktura redan finns i organisationen, och hoppar i så fall över den. Samma faktura kan därför aldrig importeras två gånger, även om jobbet körs om.

Vilken väg är snabbast?

Vill du att en faktura ska kunna attesteras inom minuter är mejl eller uppladdning vägen dit – de behandlas direkt när fakturan kommer in, så den är redo för attest på en gång. Fortnox-hämtningen är smidig när fakturorna ändå landar i Fortnox, men eftersom den körs en gång per dygn nattetid dyker fakturan upp för attest först vid nästa körning. Behöver något attesteras snabbt: mejla eller ladda upp det, så går det direkt.

Steg 2 – Tolkning och avläsning

När en PDF kommer in – via mejl eller uppladdning – läses den av automatiskt. Approvster tolkar dokumentet och plockar ut de centrala fälten på fakturan:

• Leverantör
• Fakturanummer
• Fakturadatum
• Förfallodatum
• Belopp

Avläsningen är byggd för att vara försiktig: kan ett fält inte fastställas med säkerhet lämnas det tomt i stället för att gissas. Det du kompletterar eller rättar gör du direkt på fakturan innan den går vidare till attest.

Kontot (konteringen) är inte något som läses av från fakturabilden – det styrs i stället av leverantören, vilket beskrivs under Kontering och motkonto.

Steg 3 – Attestflödet steg för steg

Attesteringen är kärnan – det är här det mänskliga beslutet fattas, och grunden för spårbarheten läggs. En inkommande faktura får först status väntar och tilldelas en eller flera attestanter. Ofta går en viss leverantör alltid till samma person, och då sköts tilldelningen automatiskt.

1. Tilldelning. Fakturan riktas till rätt attestant – en eller flera personer, beroende på hur ni vill granska.
2. Granskning. Attestanten öppnar fakturan, ser fakturabilden och de avlästa uppgifterna och tar ställning.
3. Beslut. Attestanten godkänner – eller nekar. Nekas fakturan krävs en kommentar, och organisationens administratörer får ett mejl om avslaget.
4. Flera attestanter. Med fler än en attestant är fakturan bara delvis godkänd tills alla har godkänt. Först när samtliga har sagt ja räknas den som godkänd.

Väntar en faktura för länge skickas en påminnelse automatiskt. Attestanter som inte har hunnit ta ställning får ett mejl på vardagsmorgnar när fakturan har legat och väntat i minst två arbetsdagar, så att inget godkännande blir liggande i onödan.

Varje steg loggas med tidpunkt och person – uppladdat, tilldelat, godkänt, delvis godkänt, nekat. Den loggen är själva poängen: den visar i efterhand vem som godkände vad och när. Läs mer om det mänskliga momentet under attestera faktura och om hur du strukturerar godkännandeprocessen under fakturagodkännande.

Steg 4 – Kontering och motkonto

Varje faktura får ett kostnadskonto – konteringen. Kontona kommer från din riktiga kontoplan i Fortnox, som Approvster hämtade när kopplingen sattes upp, så du väljer alltid bland dina egna konton.

För att slippa välja om och om igen kan varje leverantör ha ett förvalt konto. När en faktura från den leverantören kommer in fylls kontot i automatiskt, och attestanten kan justera det i samband med godkännandet om något avviker.

Motkontot – leverantörsskulden – sätter du inte manuellt. Approvster skickar kostnadskontot och beloppet till Fortnox, och när fakturan bokförs där skapar Fortnox motposten mot leverantörsskulden enligt sin standard för leverantörsfakturor. Kostnadssidan styr du alltså i Approvster; skuldsidan hanteras av Fortnox.

Steg 5 – Så bokförs den attesterade fakturan i Fortnox

När en faktura är fullt godkänd förs den över till Fortnox och skapas där som en leverantörsfaktura, med leverantör, belopp, datum och det konterade kostnadskontot. Är fakturan redan känd i Fortnox skapas ingen dubblett.

Bokföringstoggeln

Om du vill kan det sista steget – själva bokföringen – ske automatiskt. Med automatisk bokföring påslagen bokförs leverantörsfakturan i Fortnox direkt efter att den skapats, och du har en färdig, bokförd post utan att behöva öppna Fortnox.

Är toggeln avslagen stannar flödet ett steg tidigare: fakturan skapas i Fortnox men lämnas som en obokförd leverantörsfaktura. Då bokför du den själv i Fortnox när det passar – underlaget är redan på plats, färdigt att granska och bokföra.

När något går fel

En integration mot ett externt system kan alltid stöta på fel, och Approvster är byggt för att hantera det utan att något tappas bort. En bärande princip: godkännandet blockeras aldrig av synken. Fattar en attestant sitt beslut går det alltid igenom, även om Fortnox just då inte svarar.

• Överföringen misslyckas. Kan den godkända fakturan inte skapas i Fortnox registreras felet på fakturan, och organisationens administratörer får ett mejl. Godkännandet står kvar – du kan göra ett nytt försök från fakturan.
• Bokföringen misslyckas. Om fakturan skapades i Fortnox men bokföringssteget föll, rivs inte den skapade fakturan upp. Felet noteras separat och du kan försöka bokföra igen – utan att hela överföringen görs om.
• Fel vid hämtning. Om en enskild faktura inte kan läsas in vid den dagliga hämtningen stoppar det inte de andra – varje faktura hanteras för sig och felen loggas.
• Utgången åtkomst. Åtkomsten till Fortnox förnyas automatiskt i bakgrunden, så du behöver normalt inte koppla om.

Kort sagt: fel görs synliga i stället för att döljas, och det mänskliga beslutet står alltid kvar.

Approvster jämfört med att hantera leverantörsfakturor manuellt med Fortnox

Många Fortnox-kunder hanterar redan sina leverantörsfakturor på egen hand: en PDF vidarebefordras via mejl, någon godkänner i en tråd och fakturan matas sedan in och bokförs. Det fungerar – men det som saknas är strukturen runt själva beslutet.

Approvster ändrar inte på att en människa ska godkänna fakturan. Det som tillförs är att beslutet får en tydlig plats: fakturan riktas till rätt attestant, uppgifterna är redan avlästa, påminnelser går ut automatiskt och varje godkännande sparas i en oföränderlig logg. När beslutet är fattat sköts vägen in i Fortnox – skapandet av leverantörsfakturan och, om du vill, bokföringen.

Skillnaden är alltså inte att steg försvinner – attesteringen är kvar och ska vara det. Skillnaden är att kedjan hänger ihop från inkorg till bokförd post, och att du i efterhand kan se exakt vem som godkände vad. Vill du fördjupa dig i valet av verktyg finns en genomgång under alternativ till Rillion.

Om Fortnox

Fortnox hjälper företag att starta, växa och utvecklas. Med smarta tekniska lösningar för företag och redovisningsbyråer, smidig finansiering och ett ekosystem av starka partnerskap är Fortnox ett nav för företagande i Sverige. Vi drivs av visionen om ett välmående samhälle format av framgångsrika företag. Fortnox grundades 2001 med huvudkontor i Växjö.